Es muy habitual, en ciertos sectores de la empresa como créditos y cobranzas o cuentas a pagar, recibir documentos emitidos por otras empresas que se deben validar y registrar en el sistema contable. Estos pueden ser certificados de retenciones impositivas, facturas o notas de crédito proveedor, notas de líquido producto, órdenes de pago, etc.
Estos documentos, por lo general, mantienen una estructura más o menos constante y contienen información que debe cumplir con normativas legales. Sin embargo, su manejo implica un trabajo manual tedioso: abrir el documento, validar la información presente y luego registrarla en el sistema contable.
La automatización de esta tarea se presenta como una excelente opción para optimizar tiempos. Aunque su implementación puede resultar compleja. El proceso completo, desde la recepción hasta el registro, puede abarcar múltiples etapas, ser descentralizado, presentar variaciones y requerir la participación de más de un departamento, así como características diversas que dificultan alcanzar la meta.
Tras evaluar los costos y beneficios hace unos meses, tomé la decisión de iniciar el desarrollo de un sistema que permitiera a mi equipo liberarse de la laboriosa tarea de registrar certificados de retenciones. En este artículo, describiré el proceso que seguí para implementar con éxito una solución automatizada para una de las tareas que más tiempo nos consumía.
¿Qué son las Retenciones de Impuestos?
Las retenciones de impuestos son mecanismos por los cuales un tercero, en este caso, la empresa que realiza un pago, retiene una parte del importe pagado. Estas retenciones están diseñadas para asegurar que los impuestos correspondientes sean transferidos al fisco de manera oportuna y correcta.
En Argentina, existen diversas retenciones aplicables a pagos entre empresas, algunas de las más comunes son:
Retenciones de IVA (Impuesto al Valor Agregado): Se aplica a ciertos servicios y operaciones, donde el receptor retiene una parte del IVA y lo transfiere al fisco.
Ganancias y Bienes Personales: Cuando se realizan pagos por servicios, alquileres u otras transacciones, se retiene una parte correspondiente a estos impuestos.
Impuesto a los Ingresos Brutos: A nivel provincial, las empresas pueden retener un porcentaje sobre ciertos pagos y transferirlo a la agencia tributaria correspondiente.
Estas retenciones impactan directamente en la liquidez y flujo de efectivo de las empresas. La retención de una parte del pago puede generar tensiones financieras si no se planifica adecuadamente, especialmente para pymes y empresas con márgenes ajustados.
El problema
La gestión del gran volumen de certificados recibidos impone límites a nuestra capacidad operativa para registrarlos en tiempo y forma. Incluso un retraso de 2, 3 o 4 días en esta tarea acarrea múltiples inconvenientes.
Estos retrasos deterioran las relaciones con nuestros clientes. La falta de acreditación en sus cuentas puede provocar demoras en el suministro normal de bienes o generar reclamos incorrectos. Además, afecta al flujo comercial y complica la conciliación de cuentas.
Además, pueden surgir pérdidas económicas y financieras significativas. Los certificados tienen una fecha límite; una vez vencidos, ya no pueden ser registrados. Esto implica costos asociados a la pérdida del crédito fiscal. Asimismo, los retrasos podrían resultar en pérdidas financieras al posponer el uso del crédito disponible.
